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reflexiones sobre administración pública inteligente

lunes, 2 de marzo de 2015

Modelos de transformación pública

Entramos en la segunda década del siglo XXI y los paradigmas sobre modelos de cambio en la Administracion pública van evolucionando y superponiéndose en el tiempo. Difícilmente acaba de extenderse en su totalidad uno de ellos cuando emergen otros que le mejoran o complementan.

Desde finales del siglo pasado y ya con fuerza en la primera década de este siglo el avance de la Administración electrónica ha sido incontestable. Se trata de llevar las posibilidades de lo digital a la prestación de servicios públicos y al funcionamiento interno de la Administración. El egov actúa sobre los procesos y la tramitación, sobre la maquinaria administrativa y en los aspectos de front-office que tiene que ver con la prestación de servicios. España ha alcanzado niveles altos de implantación de este modelo, especialmente en los servicios prestados a personas jurídicas, pero tiene aún pendiente el reto de la transformación digital. Es decir, cómo la tecnología puede alterar estructuras, cultura de trabajo y modos de prestación.

El lograr una Administración sin papel, ágil y eficiente está entre los objetivos de dos de los proyectos más relevantes que están preparándose para hacer de la nuestra una Administración plenamente digital: la EStrategia de Transformación Digital de la AGE que está preparando la DTIC y el APL del nuevo procedimiento administrativo que vendrá a a refundir las viejas 30/92 y 11/07. Ambos ofrecen una respuesta coordinada a necesidades perentorias como el disponer de servicios comunes o apostar por unas comunicaciones electrónicas (p.e. notificaciones) .

Pero la apuesta por una Administración digital , siendo hoy condición necesaria, ha quedado en insuficiente. La segunda década de este siglo nos lleva a tener que preocuparnos , no sólo de cómo hacer más eficiente la maquinaria administrativa, sino también de un eje que hoy es fundamental: la relación con el ciudadano. De ahí , la nació el Gobierno abierto que busca precisamente reconectar lo público a un nuevo modelo de ciudadanía que demanda una forma diferente de relacionarse con sus gobiernos y su Administración. Si primero fue el discurso, ya va siendo hora de pasar a los hechos y pasar de las palabras y las leyes, a las acciones concretas y sus consecuencias. En esa transición precisamente nos encontramos, así como en indagar si es posible (y cómo hacerlo) llevar el modelo de lo abierto también a otros ámbitos como el legislativo y el judicial.

Sin perder de vista los dos anteriores, se empieza a vislumbrar el modelo que va a caracterizar la tercera década: la Administración inteligente. Entendida ésta como aquella que utiliza el dato como activo digital estratégico y es capaz de procesar, entender y generar servicios y pautas de decisión basadas en el análisis. Se trataría de una evolución del concepto de smart city que a día de hoy estamos conociendo desde posiciones  tecnológicas y de generación de negocio, a otras de  gobernanza democrática y  políticas públicas.

Modelos que avanzan, se superponen y se condimentan con un buen puñado de nuevas técnicas de gestión (innovación  vs. planificación) y herramientas tecnológicas (redes sociales, movilidad, internet de las cosas).

En definitiva, cambios disruptivos y vertiginosos que a muchas de nuestras Administraciones les pueden resultar ciertamente indigestos.

miércoles, 18 de febrero de 2015

Un cambio en lo público a dos velocidades


La aplicación de teorías clásicas de la planificación estratégica se puso de moda en las Administraciones públicas con los nuevos aires que trajo el paradigma de la Nueva Gestión Pública allá por los años 90. Fue en aquellos años cuando empezó a hacerse común la utilización en lo público de recetas de management que tan buen resultado habían proporcionado en la gestión empresarial.

Eran tiempos de entornos estables o de cambios incrementales a baja velocidad en los que se empezaba a vislumbrar la necesidad de disponer de herramientas que proporcionaran una visión más allá de la mera aplicación de los procedimientos. Mucho y bueno ha traído y nos sigue trayendo a la gestión pública el enfoque del pensamiento estratégico y la incorporación de técnicas como la planificación.

Pero los tiempos han cambiado. Ya no son tan estables ni los entornos fácilmente previsibles a largo plazo como podían serlo hace unos años. El ejercicio de diagnóstico, la reflexión sobre la propuesta de valor, la necesidad de marcar unos objetivos y unas acciones soportadas en determinados ejes estratégicos sigue siendo tarea obligada en la dirección pública. Pero con matices y limitaciones.
En primer lugar los ciclos son más cortos. El rumbo difícilmente podrá ser el previsto inicialmente, y los proyectos a largo que vertebran todo plahay que ir corrigiendo cada poco tiempo. La evaluación ha de ser permanente.
n puede que pasado el tiempo empiecen a tener dificultades de encaje en el entorno. Por ello

En segundo lugar, la dedicación de recursos a un plan (a pensar primero y ejecutar después) puede que distraiga la atención en detectar nuevas necesidades, nuevas herramientas o nuevas circunstancias no previstas en el diagnóstico realizado un tiempo atrás. Es por ello muy recomendable combinar la gestión estratégica con la gestión de innovación, entendida ésta como la capacidad de obtener nuevas ideas que puedan ser aplicables en relativamente poco tiempo y con resultados.
Es aquí donde tienen su importancia los laboratorios de ideas, en su sentido más líquido y dinámico que nos podamos imaginar. Es decir, que no necesariamente han de poder verse representados en una cajita dentro de un organigrama. Las ideas pueden venir de profesionales de la organización, de expertos externos o de la propia ciudadanía o stakeholders. La clave está en disponer de las herramientas de estímulo y dinamización para que puedan aflorar ideas, y de escucha para que se puedan recoger. Pero una idea por sí sola no es nada si no se ve acompañada de equipos que la incuben, la conviertan en prototipo que potencialmente lanzado, analizado y extendido a su completa implantación.

El secreto está en combinar el corto con el largo. El pensamiento con la acción. Lo macro con lo micro. El secreto está en un cambio a dos velocidades.

jueves, 29 de enero de 2015

Administración 2.0 y sentido común

El pasado lunes realizamos en el Ministerio de Justicia una jornada de sensibilización interna sobre "Redes Sociales en la Administración".

Ministro , altos cargos y funcionarios de niveles altos asistieron a la misma y como ponentes contamos con Carlos Fernández, CM de @policía; Iñaki Ortiz del Gobierno Vasco y Antonio Díaz, co-autor de Gestión Inteligente de las Redes Sociales en la Administración. Agradezco desde aquí a todos ellos y sus instituciones su colaboración.

La razón de organizar una actividad como ésta es muy simple. Puro sentido común. Y no es otra que intentar empezar a construir la casa por los cimientos y no por el tejado. Que aquello de Administración 2.0 empiece a sonar dentro de los edificios públicos y lo haga con criterio.

Las Administraciones están acostumbradas a dar al botón de las redes sociales sin antes tener una "primera capa" de conocimiento. Casi todas han empezado así. Esto cuando menos es perder el tiempo, si es que antes no es fuente de disgustos por alguna metedura de pata.

Tratamos tres cosas básicas pero necesarias: 1) ofrecer una visión estratégica de lo supone la sociedad 2.0 y cómo la Administración puede relacionarse con ella.  2) Mostrar que no es cosa de frikis y que ya hay Administraciones públicas que lo están haciendo desde hace tiempo y bien. 3) Dar conceptos básicos que sirvan para que quien tiene que sentarse y ponerse manos a la obra pueda hacerlo con las mínimas garantías.

A partir de aquí hay que ponerse a trabajar, construyendo una estrategia en redes que aporte valor de servicio público.  Primero, organizarse definiendo un modelo de gobernanza interna que articule responsabilidades. Segundo, decidiendo para qué y cómo va establecerse la presencia, elaborando los correspondientes criterios comunes de actuación que sirvan para todos. Tercero, designando canales y gestores de los mismos. Cuarto, formando a los gestores y poniéndose a funcionar.

No parece tan complicado, ¿no? A veces el más puro sentido común sí que lo es





miércoles, 14 de enero de 2015

El reto estratégico de TIC+derecho en lo público

La tecnología y el derecho van a velocidades sustancialmente distintas. Que la primera vaya a la velocidad de la luz y el segundo a un ritmo lento no es algo mejor ni peor, simplemente es una constatación que además puede que con todo el sentido del mundo.

Sin embargo, la transformación de las Administraciones públicas demanda que haya un  acompañamiento y coordinación entre la tecnología y el derecho. De nada sirve que tengamos todas las posibilidades tecnológicas del mundo si luego hay unas leyes que imponen hacer las cosas de una determinada manera. Igualmente el derecho es el equilibro necesario para algunos de los desmanes que pueden provocar las TIC.

El problema viene cuando no hay equilibrio; es decir, cuando desde el derecho se utiliza la norma como parapeto contra la innovación y se mantiene el obcecamiento en formas de trabajar del siglo pasado. O cuando desde planteamientos exclusivamente tecnológicos se ignora la necesidad de mantener las garantías y la legalidad.

Lo que sí es cierto es que los tiempos que corren llevan a replantearse muchas cosas, también a nivel jurídico y que es preciso innovar en este sentido para buscar nuevas formas de dar soporte legal a las nuevas oportunidades que abren las TIC. Cuando la respuesta a una innovación tecnológica es que no es posible implementarla porque no lo permite la ley, la siguiente pregunta es ¿qué impide cambiar la ley? y ¿por qué no se estudia cómo dar respaldo legal a dicha innovación?.

El futuro en la Administración pública no se concibe si un enfoque estratégico diferente que ponga a trabajar de manera conjunta en el diseño de servicios y de normativas a los profesionales jurídicos y a los profesionales TIC. En algunos sitios como AEAT y SS ya hace tiempo que lo están haciendo. En otros , lo estamos intentando.

martes, 23 de diciembre de 2014

Transformando la Justicia

El tiempo apremia y en unas cuantos semanas hemos sacado adelante un "Plan 500 días para acelerar la Justicia en entornos digitales" . Obviamente es imposible poner solución a problemas históricos y de enorme complejidad en lo que queda legislatura , pero precisamente por ello el Plan pretende incorporar una doble dimensión: por un lado una visión estratégica sobre los ejes de posicionamiento de la Justicia ante los retos y necesidades de la sociedad del siglo XXI. Y por otro, un enfoque de acción en el que dicho Plan se nutre de proyectos a corto plazo que muestren con hechos concretos cuáles son los objetivos que se pretenden conseguir.

Los ejes de transformación que se han identificado tienen que ver con: 1) el funcionamiento, una Justicia digital; 2) la relación con los ciudadanos, una Justicia abierta; 3) la gestión y la cultura interna, una Justicia innovadora.

 La Justicia digital tiene que ver con avanzar en la digitalización de los servicios con el objetivo de disponer de servicios proactivos, ágiles, simples y con "cero papel" . Para el 2015, uno de los proyectos más transformadores y relevantes, con esta idea de proactividad y mayor impacto en la ciudadanía, es la transformación que va a dar lugar a un Registro Civil Electrónico y la inscripción de nacimientos y defunciones desde los hospitales. Un proyecto complejo pero extraordinariamente relevante por el hecho de que los ciudadanos , cuando nace un hijo o muere un familiar, no tengan que ir a sufrir las largas colas del registro civil, sino que de manera sencilla en el propio hospital, los trámites de inscripción puedan verse realizados. Y más potente todavía los posibles evolutivos a más largo plazo de este modelo, ya que desde ese mismo hospital el ciudadano puede ver cómo el número de DNI, la obtención de prestaciones en el INSS, la inscripción en el INE, o la solicitud de ayudas a Hacienda puedan verse realizadas.

Por otra parte, la Justicia digital requiere avanzar en determinados aspectos clave que tienen que ver con la Administración de Justicia. Profundizar en las comunicaciones procesales electrónicas y en dispositivos móviles, tanto para profesionales como para ciudadanos. Hacerlas obligatorias en el primer caso, permitiendo la consulta de información desde dispositivos móviles, sistemas de pago electrónico, mensajería móvil para avisos informativos y señalamientos son algunso de los proyectos que pretendemos impulsar. Por otra parte la Justicia en Red busca conectar a la Justicia con otras Administraciones relevantes en el proceso judicial (por ejemplo en la remisión de datos necesarios para actuaciones de la Policía o en Tráfico), permitir la consulta a requisitorias desde cualquier juzgado de España o algo tan simple que cuando un ciudadano va a una ventanilla a iniciar un trámite en que se requiere comprobar si tiene antecedentes penales, ésto se pueda hacer sin necesidad de que dicho ciudadano tenga que acudir al Ministerio a pedir el certificado correspondiente.

Otro de los aspectos clave de la Justicia digital consiste en evolucionar a un nuevo sistema de gestión procesal electrónico sobre la base de una tecnología avanzada, modular, interoperable  y susceptible de reutilización, que permita la correcta implantación del expediente judicial electrónico. Además, la integración del sistema de gestión procesal con Fiscalías y Registros permitirá dotar de mayor agilidad y rapidez los procesos internos.

La Justicia abierta pretende impulsar una nueva relación con la sociedad en el entorno digital, orientando la actividad en Justicia a los ciudadanos del siglo XXI con un enfoque de mayor proximidad, transparencia y apertura a la participación y la colaboración. Desde el Ministerio impulsaremos nuevos proyectos que tengan que ver con ello: un modelo de escucha activa en la red, reorientar la web del Ministerio hacia un nuevo enfoque centrado al ciduadano , una estrategia de redes sociales eficaz y que cree valor así como nuevas formas de atención al ciudadano con mensajería instantánea a móviles. Dentro de este eje de Justicia abierta abriremos nuevos proyectos que mejoren la transparencia y la accesibilidad a información en la Justicia: Justicia 24 h. para mejorar el acceso de ciudadanos y profesionales a servicios de la Administración de Justicia, iniciaremos un Open data de la Justicia y un nuevo portal de subastas judiciales electrónicas integrado en el Boletín Oficial del Estado.

Por último tenemos muy presente aquello de que la tecnología no es nada sin personas ni organizaciones adecuadas. El eje de Justicia innovadora tiene por objetivo fomentar una cultura de la innovación que sirva de motor en la búsqueda de la excelencia en el servicio público y en la gestión interna. Para ello, avanzaremos el despliegue de la Oficina Judicial con nuevas implantaciones en Murcia o Ponferrada y entrará en funcionamiento un nuevo modelo de Oficina Fiscal. Pero también pondremos en marcha iniciativas para vincular la Justicia a la innovación , mediante la sensibilizacion, divulgación y formación de los profesionales en gestión de la innovción e incorporando herramientas de gestión compartida del conocimiento y aprendizaje colaborativo.

Un proyecto ambicioso con visión a largo y a acción a
corto que sirva de modesta contribución a la complicada labor de transformación de la Justicia. Falta hace en este país.


martes, 2 de diciembre de 2014

Transparencia (ley) en unos días...

Dentro de unos días entra en vigor la ley 19/2013 sobre Transparencia y Buen Gobierno. Por ese motivo todos los departamentos de la Administración General del Estado andan atareados estos días en la puesta en marcha de las previsiones que dicha Ley impone a las distintas organizaciones del sector público.

En cuanto al Estado, el planteamiento inicial es de una implementación de "mínimos" para ir profundizando con el tiempo. En publicidad activa publicar los 25 items indicados en la Ley (información organizativa, económica, de rele
vancia jurídica...) . Y ésto centralizado en un portal de Transparencia único , coordinado funcionalmente por el Ministerio de Presidencia, en el que las unidades (delegadas) de información de cada Ministerio volcarán la información según unas directrices comunes para todos.

Para más adelante se deja lo más interesante (a mi entender): a medida que se vayan identificando cuáles son las demandas de transparencia, se abre la posibilidad de incluir más ítems a publicar. También más adelante se empezará a aplicar la conocida como "publicidad proactiva" es decir, la posibilidad de que un departamento o institución quiera ir más allá y publicar más información que la definida en el marco común.

En relación al derecho de acceso, es de sobra conocido que su aplicación se hará como un procedimiento administrativo más, sujeto inicialmente a las disposiciones de la 30/92 y en el futuro de las que determine la nueva LPAC que se está elaborando en estos momentos. Planteado así y con las salvaguardas que establece la ley se abren todo tipo de especulaciones y debates sobre su cuál va a ser su verdadera eficacia en atender las peticiones de los ciudadanos. En cualquier caso la mera existencia de este derecho plantea retos importantes a las Administraciones en cuanto a coordinación interna y a cambios en los sistemas para disponer de la información adecuada; lo cual llevará un tiempo de adaptación.

Sea o no adecuado el enfoque, el caso es que se inicia un camino, que habrá de ir haciéndose al andar, y en el que el Consejo de Transparencia -recientemente constituido- tendrá mucho que decir.  Veremos dónde nos lleva.


lunes, 24 de noviembre de 2014

Administración 2.0 y gestión inteligente

El próximo 4 de diciembre presentamos en ESADE Madrid, junto a mi colega y amigo Antonio Díaz (coautor) el libro "Gestion Inteligente de las Redes Sociales en las Administraciones Públicas" (descargar invitación). 

Un proyecto que ha sido posible gracias al apoyo del Instituto Vasco de Administración Pública (IVAP) , nuestro editor, que desde un primer momento creyó en la idea y decidió apostar por sacar el mercado esta publicación. Circunstancia que no debe sorprender: es la Administración vasca la que es pionera en muchos proyectos que tienen que ver con la innovación pública y el uso de las nuevas herramientas que permiten conectar con la sociedad en red.

Cuando Antonio y yo nos planteamos escribir el libro pensamos tanto en quienes desde las Instituciones no se han decido por dar el paso de empezar en las redes sociales como en el gran número de colegas que han empezado su singladura pero no tienen claro si lo están haciendo bien o están obteniendo resultados. Decidimos pues volcar nuestro conocimiento en la materia, pero también nuestra experiencia de años trabajando dentro del sector público, para construir un manual para los profesionales públicos que sirviera de referencia , con ejemplos y contando con conocimiento de otros expertos.

El libro parte de la idea de organización inteligente y de cómo las Instituciones, también ellas, han de comprender e interactuar con los nuevos ecosistemas digitales donde se sitúa gran parte de la sociedad en los tiempos que vivimos. Vivir de espaldas a esta realidad es una opción; pero  arriesgada por cuanto ni es en los medios tradicionales donde se genera parte del estado de opinión, ni los ciudadanos son proclives a interactuar con la Administración en los canales presenciales, en papel o ni tan siquiera acudiendo a portales institucionales. Los ciudadanos pasan más de la mitad del tiempo que están conectados en las redes y es ahí donde consumen información e interactúan. Las Admininstraciones públicas, como mínimo, deben tenerlo en cuenta.

Estar por estar en las redes no es por tanto aconsejable. Se precisa de una estrategia. Pero también de un enfoque de construcción y gestión de comunidades si queremos obtener valor. Es ahí, la vinculación a proyectos, el crecimiento a través de "influencers" y la multiplicación de los impactos a partir del "user generated content" donde están los retos para el éxito. Y todo ello rodeado de unas métricas adecuadas para medir los resultados de nuestra estrategia.

Por supuesto para todo ello hay profesionales muy cualificados que nos pueden asesorar y a los que podemos acudir si hemos decidido tomarnos en serio esto de las redes sociales. Pero antes hacerlo es preciso conocer, comprender e interiorizar unos conceptos básicos, asentar una cultura y unas ideas previas que nos hagan tener claro qué queremos y cómo lo podemos  realizar.

Para es propósito sirve este libro que con todo el cariño y la ilusión sacamos con el IVAP ahora al mercado.

Si te interesa el libro puedes comprarlo aquí




martes, 11 de noviembre de 2014

Tecnología, agenda digital y gobernanza pública

Publicado en Cinco Días IDEARIUM de ESADE el pasado 3/11/14

La tecnología es hoy un elemento esencial en nuestras vidas. Seamos o no conscientes de ello, lo cierto es que desde que empezamos el día hasta que lo terminamos los dispositivos tecnológicos – el smartphone, el principal de todos ellos-  nos permiten estar informados y conectados de forma sencilla y a un coste relativamente bajo. La tecnología se ha convertido por tanto en una commodity al alcance de una parte muy importante de la población -mayores, adultos y jóvenes- induciendo nuevos hábitos y alterando las pautas de comportamiento de ciudadanos y consumidores.

La tecnología impacta en las dinámicas sociales pero también es un driver que afecta a las estructuras económicas. Fenómenos como la globalización no se conciben sin la eclosión de los avances tecnológicos asociados al nacimiento de Internet. Surgen nuevos nichos de mercado, la posibilidad de ofrecer productos y servicios a un abanico más heterogéneo de clientes a un menor coste. Gracias a la tecnología las organizaciones pueden relacionarse de una manera más estrecha con sus clientes, incorporarles a sus procesos y ser más eficientes y competitivas en la creación de valor.

Con estos ingredientes es deber irrenunciable para los Estados situar en su agenda de políticas públicas todo aquello que tenga que ver con el impulso a lo digital. Así nació la conocida como Agenda Digital, estrategia pública destinada al fomento de la sociedad de la información cuya última versión para el periodo 2013-15 fue aprobada por el Gobierno en el marco de los objetivos de la Agenda Digital para Europa en 2015 y 2020.

Son varias las líneas estratégicas que la Agenda Digital pretende impulsar a través de un amplio paquete de planes de acción dotados de sus correspondientes partidas presupuestarias: despliegue de infraestructuras TIC de nueva generación, impulso a la economía digital y al I+D+i, promoción de la confianza en lo digital, reducción de la brecha tecnológica a través de la inclusión y la alfabetización y el desarrollo de una Administración y servicios públicos digitales.

La tecnología dispone de energía potencial infinita para transformar, también la Administración pública. La apuesta en este sentido es decidida por la necesaria mayor eficiencia en el gasto público. El proyecto CORA, la reforma de la Administración promovida por el gobierno central, nace precisamente para atender el vector de la eficiencia y apuesta por la digitalización de servicios públicos y las TIC como instrumento de reinvención interna.

Son muchas las iniciativas de CORA en términos de simplificación, racionalización de procedimientos en diferentes áreas de “negocio” en la Administración. Pero a los proyectos debe dotarse de estructuras organizativas adecuadas que los hagan posibles de forma eficaz y eficiente. En ese sentido es novedoso el nuevo modelo de gobernanza TIC para la Administración General del Estado aprobado hace unas semanas, un modelo que permite sentar unas bases sólidas con las que empezar a trabajar. 

Se ancla al más alto nivel en un Comité de Estrategia TIC y una Dirección TIC, con peso orgánico sustancial – rango de subsecretaría –, que se constituye como el órgano de impulso que engloba tres competencias clave: el desarrollo de la Administración digital, la orientación y ejecución de una estrategia TIC vinculada a la estrategia global del gobierno y por último la racionalización del uso de los recursos informáticos.

Un nuevo modelo de gestión de lo digital cuyos efectos sin duda habrá que seguir de cerca en el futuro.

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